Tools die jou helpen bij schrijven van vacatureteksten

Om goede vacatureteksten te schrijven moet je nogal wat in huis hebben. Denk aan schrijftalent, creativiteit en doelgroepenkennis. Ook kennis van de wet- en regelgeving, SEO en arbeidsmarktcommunicatie is onmisbaar. Gelukkig zijn er handige online tools die het schrijven van vacatureteksten een stuk eenvoudiger maken. In dit artikel zet ik mijn favoriete 12 (veelal gratis) tools speciaal voor jou op een rij. Want of jij nu een recruiter, HR-medewerker of tekstschrijver bent: iedereen wordt toch blij van extra hulp om die goede vacaturetekst te schrijven?
 

1. ChatGPT
ChatGPT is de ideale stagiair, zolang je een duidelijke opdracht (prompt) geeft en altijd de uitkomst checkt. Mijn advies is om zélf de tekst te schrijven en daarna samen met ChatGPT de tekst verder te verbeteren, op te leuken óf om inspiratie op te doen. Sommige mensen doen het andersom: die laten ChatGPT de tekst eerst schrijven en gaan dan verder met het verbeteren van de tekst. Anderen werken met een uitgebreid prompt voor vacatureteksten. Welke werkwijze bij jou past, is natuurlijk heel persoonlijk.

2. Google Trends

Jouw vacaturetekst begint (letterlijk) met de juiste functietitel. Een titel als ‘public waste manager’ (vuilnisman) en ‘directeur eerste indrukken’ (receptioniste) mogen dan wel leuk klinken: de juiste doelgroep bereik je er niet mee.
 

"Stop with the cute job titles. No more ‘recruiting ninjas’. And don’t use ‘Sr. VP of HR.’ They want to see ‘senior vice president of human resources. " Tim Sackett

Hoe kom je erachter wat de meest gangbare functietitel(en dus de beste functietitel) voor een vacature is? Je kan rondkijken op vacaturebanken wat de arbeidsmarktconcurrenten doen, alleen is het de vraag of zij het goede voorbeeld geven. Zeker als je nagaat dat 83% van de vacatureteksten een onvoldoende scoort. Beter is om Google Trends erbij te pakken. Google Trends is een gratis tool waarin je de meestgebruikte zoektermen kan vergelijken. Dus deze tool geeft antwoord op de vraag: wat wordt het meest ingetikt in het zoekvenster van ’s werelds meestgebruikte zoekmachine? Wat het meest gebruikt wordt, is het meest gangbaar. 

(screenshot 9.12.2022) let op: het online zoekgedrag verandert continu. Heb je dezelfde vacature over een paar maanden weer in bemiddeling? Check Google Trends dan opnieuw.

Extra tips: 

1. Vink ook de categorie ‘vacatures’ aan zodat jouw resultaat er een is dat vacaturegerelateerd is.
2. Je kan Google Trends ook gebruiken om te achterhalen wat de meest optimale schrijfwijze van de plaats is. Is dat ’s-Hertogenbosch of Den Bosch?
3. Inmiddels gebruik ik steeds vaker Bard vaak voor inspiratie voor de functietitel. Hoe en waarom? Check dit blog: de hulp van AI bij het vinden van de juiste functietitel.

3. Zinslengte-check door Debatrix

Voeg de gratis tekstanalyse-tool van Debatrix maar direct toe aan je favorieten. Deze tool helpt jou namelijk bij het vinden van jouw langste zinnen in een tekst. Te lange zinnen schrijven is een valkuil waar veel vacaturetekstschrijvers intrappen en een struikelblok voor lezers. Waarom? Omdat je met te lange zinnen de lezer van jouw vacaturetekst wegjaagt. Die kans wordt nog groter als jouw doelgroep Nederlands niet als eerste taal heeft óf dyslectisch is. Maar ja, wat is nu te lang én wat is optimaal? Als jij rond de 15 woorden per zin blijft dan schrijf je op B1-niveau. 80% van de Nederlandse bevolking begrijpt teksten die zijn geschreven op dit niveau.

Bron: Debatrix


Extra tips: 

1. Wil jij eens vanuit de ogen van een persoon met dyslexie naar een tekst kijken? Check de dyslexie-simulator van Scribbr. Ook gratis.
2. Gratis (de eerste) 2000 tekens van jouw tekst checken op taalniveau? Het kan gratis via Klinkende taal.

4. Doelgroependashboard

Wat zijn de beweegmotieven van jouw doelgroep? Welke arbeidsvoorwaarden tellen het meest zwaar voor jouw doelgroep? Zodra je weet wie je doelgroep is en wat deze groep beweegt, sta je 1-0 voor in werving. En je scoort nog meer punten als je jouw doelgroepenkennis inzet in jouw vacatureteksten. Het (betaalde) dashboard Giant! brengt bergen doelgroependata in beeld. Of jij nu wil weten wat de beweegmotieven en favoriete arbeidsvoorwaarden zijn van een magazijnmedewerker, een financial controller of developer. Naast beweegmotieven en arbeidsvoorwaarden per functie toont het dashboard data over de verhouding tussen mannen en vrouwen, veelgebruikte functienamen, hobby’s en interesses. Ook laat het dashboard per doelgroep zien hoe de ideale sollicitatieprocedure eruitziet en op welke punten deze graag onderhandelt. Hoe je die doelgroepenkennis vertaalt naar jouw vacaturetekst? Je kan bijvoorbeeld de spotlight zetten op de belangrijkste beweegmotieven. Ook kan je de volgorde van de arbeidsvoorwaarden aanpassen. En je weet precies wat je wel (of niet) moet vermelden over de procedure.

 Bron: Giant!

Dus waar wacht je op? Zet die bril van jouw doelgroep eens op voordat je gaat schrijven. 

5. Vacaturetekstsjabloon 

Hoe begin ik? Op welke plek in de vacaturetekst horen de vereisten of arbeidsvoorwaarden? Het is zo fijn als je tijdens het schrijven van de vacaturetekst precies weet wat je waar ‘moet’ doen. Geen vragen meer over: ‘hoe zal ik beginnen’ of ‘waar hoort dit onderdeel thuis’. Je hoeft alleen nog maar even het gratis vacaturetekstsjabloon te downloaden vanaf mijn site en jouw unieke tekst op de juiste plek te zetten.

Nog beter wordt het natuurlijk als je een eigen vacaturetekstsjabloon laat ontwikkelen. Speciaal op maat zodat jouw employer brand tussen de regels door voelbaar is en je jezelf onderscheidt van de massa. Met vaste tekstdelen en keuzezinnen. Klinkt goed hé. En kan geregeld worden, plan jij vast een vrijblijvende afspraak in zodat ik je meer over de toegevoegde waarde van een maatwerk-vacaturetekstsjabloon kan vertellen.

6. Ishetb1.nl
 Wist je dat 60% van de teksten niet (goed) wordt begrepen door de Nederlandse bevolking? De lengte van zinnen, structuur en keuze van woorden is vaak te ingewikkeld. Toch kan je vrij eenvoudig ervoor zorgen dat je voortaan woorden gebruikt die bijna iedereen begrijpt. Dit doe je door te schrijven met B1-woorden, dat zijn makkelijke woorden. Maar of een woord B1 is, is soms lastig te zeggen. De site Ishetb1.nl helpt je erbij.

 Extra tip:

1. Probeer eens de gratis demo van Klinkende taal. Deze is superhandig omdat je hiermee jouw hele tekst kan controleren op taalniveau. Dus een check op de woordkeuze en ook op zinslengte, structuur et cetera. Ik was direct overtuigd nadat ik 1 tekst in de demotool invoerde. Inmiddels gebruik ik al even met plezier de Word-plugin van de (betaalbare) tool van Klinkende taal.
2. De software van Textmetrics (die later in dit artikel ook wordt getipt als het gaat om wet- en regelgeving) helpt ook bij het schrijven van vacatureteksten in duidelijke taal. Je kan deze betaalde software een week gratis proberen.
3. Graspr Text (betaald) analyseert jouw vacaturetekst en geeft direct verbetertips (op basis van meer dan 25 aspecten).

7. Crystal Knows

Een (betaalde) tool die van iedereen die zich online beweegt een persoonlijkheidsprofiel met communicatietips, drijfveren en karaktereigenschappen heeft. Het klinkt misschien als iets vaags, maar Crystal Knows is schrikbarend precies in persoonlijkheidsanalyses op basis van de social footprint die mensen online achterlaten. Crystal Knows deelt ook do’s en don’ts zoals het wel of niet gebruiken van een zakelijke toon of het switchen tussen topics. Het zeer betaalbare Crystal Knows is ideaal om jouw persona te optimaliseren of de tekst zo in te steken dat het jouw doelgroep aanspreekt.

 Extra tips: 

1. Andere, soortgelijke opties voor deze tools zijn Humatic.ai en IBM Watson Personality Insights.
2. Download gratis de eerste 76 pagina’s van mijn boek Tekst werkt. In dit handboek voor teksten binnen recruitment en hr vind je een hoofdstuk 2.1.1 Beken kleur. Hierin vertel ik hoe je jouw tekst kan afstemmen op de DISC-kleur van de doelgroep.
   
   8. Wet- en regelgeving

Iedereen is anders, niemand mag anders worden behandeld. Ook niet in een vacaturetekst. Zo mag er geen onderscheid worden gemaakt als het gaat om seksuele identiteit, leeftijd, achtergrond, seksuele geaardheid, een handicap of wel/geen achterstand tot de arbeidsmarkt. En dat is maar goed ook omdat een inclusieve vacaturetekst jouw bereik vergroot en omdat diversiteit binnen organisaties goede resultaten oplevert. Win-win-win dus. Je houdt je niet alleen aan de Nederlandse wet- en regelgeving, ook profiteer je van de resultaten die een inclusieve tekst biedt.

Eerder noemde ik de software van Textmetrics al even kort als het gaat om hulp bij het schrijven van heldere vacatureteksten. Maar wist je dat deze slimme software ook een eventuele voorkeur voor leeftijd of genderidentiteit uit jouw tekst filtert tijdens de analyses. En je krijgt direct suggesties voor verbeteringen zodat je niemand uitsluit met jouw vacaturetekst. En je dus houdt aan de wet- en regelgeving. Deze betaalde software gratis uitproberen? Dat kan een week lang.

Extra tip:

1. Met de gratis genderdecoder Katmafield kan je Engelstalige teksten toetsen op mannelijk en/of vrouwelijk woordgebruik. Zo kan je vervolgens jouw tekst zo genderneutraal mogelijk schrijven.
2. De betaalde software van Cortexter checkt jouw (vacature)tekst op 5 soorten van vooroordelen. Denk hierbij aan leeftijd en genderidentiteit.

8. Spellingscontrole Word
Mensen ergeren zich groen en geel aan taalfouten. Zo blijkt ook weer uit onderzoek van Utrecht University Repository naar het effect van taalfouten en tekstwaardering. Tegelijkertijd is een tik- of spelfout zo gemaakt. Maak daarom gebruik van de ingebouwde spelling- en grammaticacontrole van Microsoft Word. Omdat Microsoft Word kromme zinsconstructies niet ‘ziet’.

Extra tips: 

1. Laat een ander meelezen voordat je de tekst publiceert. Dit kan een corrector zijn of een collega.
2. Geen tweede persoon aanwezig? Zet dan de door jou geschreven tekst in een totaal ander lettertype. Jouw brein ervaart de tekst dan als een geheel nieuwe tekst waardoor je minder snel over je eigen spelvauten heen leest.

10. Tone-of-voice-document
 De tone of voice is de manier waarop je jouw doelgroep aanspreekt in uitingen. Daarbij gaat het niet alleen om wát je opschrijft. Het gaat er (vooral) om hóé je iets opschrijft. Een hulpmiddel bij het bepalen van een tone of voice is de welles-nieteslijst die je vindt in dit gratis tone-of-voice-document. Kijk naar wie jouw merkpersonage is, wat het doel is, welke doelgroep moet worden bereikt en op welk medium/kanaal de tekst een plek krijgt. Vervolgens zet je een vinkje bij de woorden die wel aansluiten en een kruis bij wat niet past. Dan staat alles op een rij en kun jij in jouw vacatureteksten de juiste tone of voice aanslaan.

11. Tel de (stop) woorden
Als je de tekst in de (gratis) site Debatrix of Woordentellen plakt, rolt er een lijstje uit met de woorden die het meest in jouw vacaturetekst zijn gebruikt. Dat is handig, want zo zie je bijvoorbeeld dat je een bepaald woord 20 keer hebt gebruikt waar je ook een alternatief kunt gebruiken. Welke alternatieven? Check (gratis) synoniemen.net voor hulp bij het vinden van andere suggesties. 

12. SEO
Je kan een goede vacaturetekst schrijven maar het gaat er ook om dat die vacaturetekst goed wordt gevonden. Nu is er veel om rekening mee te houden als je een vacaturetekst wil optimaliseren voor zoekmachines. Gelukkig kan het Textmetrics platform je (ook) hierbij helpen. Op basis van kunstmatige intelligentie analyseert dit platform jouw vacatureteksten voor SEO. En geeft je real-time suggesties voor verbeteringen. Het informeert je ook over de vindbaarheid van je vacaturebeschrijving op Google for Jobs.

Naast de betaalde software van Textmetrics is ook hier het eerdergenoemde en gratis Google Trends een vermelding waard. Ben je een gevorderde Google-gebruiker, check dan de zoekwoordenplanner.

13. Freedom
Even een WhatsApp-bericht beantwoorden, je Facebook-tijdlijn bekijken of door de Instagram Stories klikken. Je wordt de hele dag afgeleid door social media of andere zaken. Maar, een goede vacaturetekst schrijven vraagt om scherpe focus. De gratis app Freedom helpt hierbij. Deze app blokkeert je internet op je device voor een bepaalde tijdsduur. Je kunt er ook voor kiezen om specifieke websites tijdelijk uit te schakelen, zoals Twitter of LinkedIn. Liever een andere plugin met hetzelfde bereik? Dat kan. Check: StayFocusD (Chrome) of Focalfilter (Internet Explorer en Safari).

Met behulp van deze tools ben jij weer een stap verder om die ene droomkandidaat voor je te winnen. Want zeg nu zelf: liever 3 fantastische sollicitaties ontvangen dan 100 afwijzingen versturen, toch?