Een tender van miljoenen wordt niet op gevoel gegund. Toch?!

Steeds vaker zet ik mijn kennis over beïnvloeding in binnen tendertrajecten. Ik vind dat fan-tas-tisch. Binnen een tenderteam brengt ieder z’n eigen specialisme in. Samen gaan we vol voor de winst.  Die winst is niet mis: het gaat vaak om tenders met een waarde van miljoenen euro’s. En nee, ik kan die miljoenen niet zelf factureren. Maar dat ik bijdraag aan zo’n groot resultaat voor de opdrachtgever, geeft mij een enorme kick.

Gatver. Beïnvloeding
Gisteren had ik een kick-off bij een nieuwe opdrachtgever. Nog voordat ik het woord beïnvloeding helemaal heb uitgesproken, zie ik het gebeuren.

Rechts van mij gaat een wenkbrauw omhoog. Links verschijnt er een diepe frons in het voorhoofd. En recht voor mij een blik waaruit ik kan aflezen: “Ieks, beïnvloeding is toch manipulatie en misleiding?!”

Ik snap die gedachte. Want beïnvloeding haalt vooral het nieuws als grote organisaties dit misbruiken om mensen te sturen of te misleiden.

Dus moet eerst de angel eruit. Al snel wordt duidelijk dat beïnvloeding draait om inspelen op de manier hoe mensen informatie verwerken, keuzes maken en tot een oordeel komen. En dus niet over sluwe trucjes of onwaarheden een beoordelingscommissie miljoenen euro’s uit de zak klopt.

Ik zie de mensen ontspannen. Zelfs de wenkbrauwen van de persoon rechts zijn weer uitgelijnd. Tot ik benoem hoe groot de rol is van gevoel bij de beoordeling van tenders. Dan hoor ik vanaf achter: “Maar bij onze tenders gaat het opdrachten  van vele miljoenen. Zo’n besluit wordt echt niet op basis van een gevoel genomen.”

Een scoremodel schakelt gevoel niet uit
Nee, natuurlijk beslist men niet alléén op gevoel. Maar zeker deels. Want het brein van beoordelaars beslist echt niet volledig op ratio. Hoe groot de verhouding tussen het gevoel en ratio is, weet ik niet. Wat ik wel weet is dat een scoremodel het gevoel niet uitschakelt. Het bewuste brein weegt de criteria, terwijl onbewuste processen invloed hebben op wat geloofwaardig, veilig en overtuigend voelt.

Dat gevoel kan een groot verschil maken. Denk aan een beoordelingsscore die op basis van een goed gevoel naar boven wordt afgerond. Zeker als meerdere inschrijvingen inhoudelijk dicht bijelkaar liggen, dan kan dat ene afrondingsverschil bepalen of de gunningsbesluit wel of niet jouw kant op valt.

Welk gevoel zoekt de opdrachtgever?
Tussen de regels van de inschrijvingsleidraad kun je vaak terugvinden welk gewenst gevoel erachter schuilgaat. Vertrouwen is meestal een vaste waarde. Daarnaast kan het gaan om een gevoel van controle, veiligheid of rust.

Zo laat je een sterk plan nóg sterker voelen
Inspelen op gevoel binnen tenders kun je op vele manieren doen. Het meest voor de hand liggend is in de tendertekst. Blijkbaar bestaat nog steeds het idee dat ingewikkeld schrijven deskundig overkomt. Het tegenovergestelde is waar. Een goed leesbare tekst is makkelijker te verwerken en beter te begrijpen. Omdat de inschrijvende partij die iets heel ingewikkelds eenvoudig kan uitleggen, laat zien dat diegene weet waar het echt om draait. Vertrouwen is het resultaat.

Vindt men verandering spannend? Dan neem je die spanning weg door een voorstel te doen waarin duidelijk is dat de verandering veilig, beheersbaar en voorspelbaar is.

Ambieert men het gevoel van trots? Bijvoorbeeld bij een prestigieus project? Dan laat je niet alleen zien dat je technisch aan alle eisen voldoet. Je maakt ook zichtbaar welk resultaat de opdrachtgever straks vol trots kan presenteren aan inwoners, bestuur en media.

Het zijn zomaar wat voorbeelden. Daarnaast zijn er nog wel 101 beïnvloedingstechnieken om je winkansen te vergroten in een tendertraject. Van een simpele handdruk, de geur van je aftershave en de lengte van je prijzen als je deze uitspreekt. Aan de zwaarte van de handout die je achterlaat, de woorden die je kiest en de afbeeldingen in je slides of tenderdocument.

De logische volgende stap
Heb je inhoud, prijs en proces op orde en wil je daarna écht alles uit de kast halen om je winkans te vergroten? Kijk dan hoe je de beoordelingscommissie een goed gevoel kan geven Het is een krachtige add-on die ervoor zorgt dat een sterk plan nog sterker wordt ervaren.